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IA et productivité bureautique
Excel, emails, documents
Module P1 - Prerequisites : Aucun (accessible à tous)
Imaginez que...
Imaginez avoir un assistant ultra-compétent qui connaît parfaitement Excel, Word, PowerPoint et la rédaction professionnelle. Il peut vous aider à créer des formules complexes, rédiger des emails impeccables, ou structurer des présentations, mais il a besoin que vous lui expliquiez clairement ce que vous voulez.
L'IA dans votre quotidien professionnel
L'IA peut transformer votre façon de travailler en automatisant les tâches répétitives et en vous aidant à produire du contenu de qualité plus rapidement.
📧 Emails
Rédaction, reformulation, traduction, réponse automatique
📊 Excel
Formules complexes, analyse de données, visualisations
📝 Documents
Rédaction, résumés, reformulation, correction
📊 Présentations
Structure, contenu, suggestions de design
Emails professionnels avec l'IA
Structure d'un bon prompt email
Contexte : Qui êtes-vous, à qui écrivez-vous, quelle est la situation ?
Objectif : Que voulez-vous obtenir avec cet email ?
Ton : Formel, décontracté, amical, professionnel ?
Points clés : Quelles informations doivent absolument figurer ?
Longueur : Court, moyen, détaillé ?
Exemple de prompt efficace
"Écris un email professionnel mais chaleureux à mon équipe pour annoncer notre succès au projet X. Mentionne que le client est très satisfait, remercie tout le monde pour leur travail exceptionnel, et propose une célébration la semaine prochaine. Ton positif et motivant, environ 150 mots."
Pourquoi ça marche : Contexte clair, objectif défini, ton spécifié, points clés listés, longueur indiquée.
Excel et analyse de données
Formules complexes
L'IA peut vous aider à créer des formules Excel avancées :
- Formules conditionnelles (SI, SOMME.SI, RECHERCHEV)
- Tableaux croisés dynamiques
- Formules matricielles
- Macros VBA simples
Exemple de prompt Excel
"Crée une formule Excel qui calcule le total des ventes par région dans la colonne A, en additionnant les montants de la colonne B uniquement si la colonne C contient 'Validé'."
L'IA générera : =SOMME.SI(C:C;"Validé";B:B) ou une variante adaptée.
⚠️ Important
Toujours tester les formules générées par l'IA avec des données réelles avant de les utiliser en production. Vérifiez la logique et adaptez si nécessaire.
Documents et rédaction
Cas d'usage courants
- Résumés : "Résume ce document en 5 points clés"
- Reformulation : "Reformule ce texte de manière plus professionnelle"
- Correction : "Corrige les fautes et améliore la clarté de ce texte"
- Traduction : "Traduis ce texte en anglais professionnel"
- Structure : "Crée un plan détaillé pour un document sur [sujet]"
Construisez votre prompt professionnel
Utilisez l'outil Prompt Builder pour créer un prompt efficace pour une tâche professionnelle de votre choix (email, document, analyse).
Étape 1 / 5
Rôle
Qui doit incarner l'IA ? (expert, assistant, créatif, etc.)
Bonnes pratiques
L'IA peut faire des erreurs. Relisez, vérifiez les données, testez les formules.
Plus vous êtes précis sur votre situation, meilleur sera le résultat.
N'hésitez pas à demander des modifications : "C'est bien, mais rends le plus concis"
Ne partagez jamais d'informations confidentielles avec une IA publique.
Quiz - Niveau 1
Quel est l'avantage principal d'utiliser l'IA pour la productivité bureautique ?